Seguramente tu negocio ya atiende por WhatsApp. Te escriben para pedir cita, preguntar el horario, saber si tienes algo en stock o cuánto cuesta un servicio. Y tú contestas como puedes: entre cliente y cliente, a las once de la noche, escribiendo lo mismo por quinta vez en el día.
Muchos negocios se pasaron a WhatsApp Business hace tiempo, pero lo usan igual que el WhatsApp normal. Y se pierden herramientas gratuitas que ahorran tiempo, dan mejor imagen y ayudan a que más gente acabe comprando o reservando.
En este artículo repasamos 7 funciones de WhatsApp Business que la mayoría de negocios locales no está aprovechando, para qué sirve cada una y cómo empezar a usarlas hoy mismo.
Que tu perfil trabaje por ti
1. Un perfil de empresa completo
Cuando alguien abre tu chat y toca tu nombre, ve tu perfil de empresa. Es tu escaparate dentro de WhatsApp, y muchos negocios lo tienen medio vacío: un logo pixelado y poco más.
Rellénalo entero desde los ajustes de la app:
- Foto de perfil: tu logo, bien centrado y legible en pequeño.
- Descripción: qué haces y dónde, en una o dos frases. «Clínica de estética en Campanar. Tratamientos faciales y corporales con cita previa.»
- Categoría, dirección y horario: los mismos que en tu ficha de Google, sin diferencias.
- Correo y web: para quien quiera más información.
Un perfil completo genera confianza antes incluso de que contestes. Y te ahorra responder «¿dónde estáis?» o «¿a qué hora abrís?» una y otra vez.
2. El catálogo
El catálogo de WhatsApp Business es como una pequeña tienda dentro del chat. Puedes subir tus productos o servicios con foto, nombre, descripción y, si quieres, precio.
No hace falta tener una tienda online para sacarle partido. Una clínica de estética puede tener sus tratamientos; una academia, sus tarifas y horarios de clases; un restaurante, sus menús o platos para llevar; un taller, sus servicios más habituales.
La ventaja es enorme en el día a día: cuando alguien pregunta «¿qué tratamientos tenéis?», en lugar de escribir un párrafo, le mandas el catálogo o el artículo concreto con un toque. El cliente lo ve todo ordenado, con fotos, sin salir de WhatsApp.
Contestar rápido sin vivir pegado al móvil
3. Respuestas rápidas
Si escribes los mismos mensajes muchas veces al día, las respuestas rápidas te van a cambiar la rutina. Son mensajes guardados que insertas escribiendo una barra y un atajo. Por ejemplo, escribes /horario y aparece el texto completo con tu horario.
Algunas respuestas rápidas que casi cualquier negocio debería tener:
- /horario: horario de apertura y días de cierre.
- /ubicacion: dirección, cómo llegar y dónde aparcar.
- /cita: cómo reservar y qué datos necesitas.
- /resena: el mensaje para pedir opinión en Google con tu enlace directo.
- /gracias: un agradecimiento después de una visita o una compra.
Sobre la de reseñas, te explicamos cómo montar todo el sistema en cómo conseguir reseñas en Google sin pedir favores.
Consejo rápido: escribe tus respuestas rápidas como hablarías en persona y deja un hueco para el nombre del cliente. Que te ahorren tiempo no significa que tengan que sonar a robot.
4. Mensaje de bienvenida y mensaje de ausencia
El mensaje de bienvenida se envía solo cuando alguien te escribe por primera vez o después de un tiempo sin hablar contigo. Sirve para saludar, presentarte y orientar: «Hola, gracias por escribir a la academia. Cuéntanos qué te interesa y te respondemos enseguida. Si quieres ver tarifas y horarios, echa un vistazo a nuestro catálogo».
El mensaje de ausencia se envía cuando te escriben fuera de tu horario o cuando tú lo activas (vacaciones, un día de cierre). Así el cliente no se queda pensando que le has ignorado: «Ahora mismo estamos cerrados. Te contestamos mañana a partir de las 9:00».
Los dos se configuran en un par de minutos y dan una imagen mucho más profesional.
Ordenar las conversaciones
5. Etiquetas
Cuando tienes decenas de chats abiertos, es fácil que alguien se quede sin respuesta o que pierdas la pista de quién iba a venir. Las etiquetas te permiten clasificar cada conversación con un nombre y un color.
Algunas ideas para empezar:
- Nuevo contacto
- Pendiente de responder
- Cita reservada
- Pedido pendiente de pago o de recogida
- Cliente habitual
Luego puedes filtrar los chats por etiqueta y ver de un vistazo, por ejemplo, todos los que tienes pendientes. Es lo más parecido a una pequeña agenda de clientes, sin instalar nada más.
Que te escriban más fácil
6. Enlace corto y código QR
WhatsApp te permite tener un enlace que abre directamente un chat con tu negocio, sin que el cliente tenga que guardar tu número. Desde las herramientas para la empresa de la app puedes generarlo, añadirle un mensaje que aparezca ya escrito (por ejemplo, «Hola, quiero información sobre…») y descargar su código QR.
¿Dónde ponerlo?
- En tu web, en un botón bien visible, sobre todo en el móvil.
- En la biografía de Instagram y en tus redes.
- En tu ficha de Google, para que te escriban desde el mapa. Lo contamos en cómo aparecer en Google Maps.
- El QR, en el escaparate, en la recepción, en flyers y tarjetas.
Cuantos menos pasos haya entre «me interesa» y «te escribo», más gente da el paso.
Avisar a tus clientes sin agobiar
7. Listas de difusión
Una lista de difusión te deja enviar el mismo mensaje a varios contactos a la vez, pero cada uno lo recibe en su chat individual, como si se lo hubieras mandado solo a él. Nadie ve a los demás destinatarios, a diferencia de un grupo.
Es muy útil para avisar de un cambio de horario por Fallas, de huecos libres en la agenda, de una novedad o de un evento. Pero hay que usarla con cabeza:
- Solo con permiso. Pregunta antes si quieren recibir avisos. Además, el mensaje solo le llega a quien tiene tu número guardado en sus contactos.
- Poco y útil. Si mandas promociones cada dos días, te silenciarán o te bloquearán. Y si muchos te bloquean, WhatsApp puede limitar tu cuenta.
- Listas separadas por interés. No es lo mismo un alumno de la clase infantil que uno de la de adultos.
- Facilita darse de baja: «Si prefieres no recibir estos avisos, dímelo y te quito de la lista».
En resumen
WhatsApp Business tiene muchas más funciones de las que usa la mayoría de negocios: perfil de empresa completo, catálogo, respuestas rápidas, mensajes de bienvenida y ausencia, etiquetas, enlace corto con QR y listas de difusión. No necesitas usarlas todas mañana. Empieza por el perfil y el catálogo, añade tres o cuatro respuestas rápidas, y ve sumando el resto según lo necesites.
Si quieres dejarlo bien montado, coherente con tu ficha de Google y con tu web, lo trabajamos dentro de nuestro servicio de SEO local, Google Business Profile y WhatsApp Business en Valencia.
Si conoces a alguien que se pasa el día contestando lo mismo por WhatsApp, mándale este artículo. Y si quieres que te lo configuremos nosotros, escríbenos (por WhatsApp, claro).